۱٫۱٫۱      انواع سیستم‌های اطلاعاتی

به طور کلی چهار نوع اصلی سیستم‌های اطلاعاتی وجود دارد که هر کدام به چهار سطح متفاوت خدمت می‌کنند: سیستم‌های سطح عملیاتی، سیستم‌های سطح دانش، سیستم‌های سطح مدیریت و نهایتاً سیستم‌های سطح استراتژیک. در ادامه به توضیح هر کدام از این سیستم‌ها و سطحی که در آن کاربرد دارد پرداخته شده است(پاینس[۱]،۲۰۰۴).

۱٫۱٫۱٫۱                    سیستم‌های سطح عملیاتی

سیستم‌های سطح عملیاتی فعالیت‌های مدیران عملیاتی را از طریق حفظ سوابق فعالیت‌های اولیه و تبادلات سازمان از قبیل رسیدها، سپرده‌های نقدی، لیست حقوق و دستمزد، و جریان مواد خام در سازمان، مورد حمایت قرار می‌دهند. هدف اولیه از این گونه سیستم‌ها در این سطح، پاسخگویی به سوالات روزمره و روتین و همچنین پیگیری جریان تعاملات و تبادلات در سراسر سازمان است.

سیستم‌های گردش کار[۲] ، عملیاتهای نمایندگی و کارگزاری را مورد حمایت قرار می‌دهند. بسیاری از سازمانها در حال توسعه سیستم‌های مدیریت جریان کاری به منظور تسهیل فرایند کنترل جریان کار درون سازمان از طریق بکار گیری نرم‌افزارهای مدیریت اسناد و جریان کار هستند. با بکارگیری نرم‌افزارها به منظور ذخیره سازی و انبار اطلاعات به صورت الکترونیکی، سازمان می‌تواند فرایند کاری خود را باز طراحی کند و بسیاری از فعالیت‌های زائد را حذف نماید و همچنین این امکان را برای سازمان فراهم می‌آورد تا سازمان بتواند به صورت کارآمد تری اطلاعات را از یک شخص یا یک مکان به شخص یا مکان دیگری انتقال دهد. نرم‌افزارهای مدیریت اسناد و جریان کار، فرایندهایی از قبیل ارسال اطلاعات و اسناد به نقاط مختلف، برنامه ریزی کارها، و تولید گزارش‌ها را به صورت خودکار در می‌آورد. دو یا چند نفر می‌توانند به صورت همزمان بر اسناد  مشابهی کار کنند. به عنوان مثال در فرایند صدور مجوز، کلیه افرادی که باید اسناد را بررسی کنند از قبیل مهندسان، حقوقدانان سازمان و برنامه ریزان می‌توانند به صورت همزمان مدارک را بررسی و بازنگری کنند(پاینس،۲۰۰۴).

به عنوان مثال از سیستم‌های سطح عملیات می‌توان سیستم‌های پردازش تراکنش‌ها[۳] را نام برد که در خدمت سطح عملیاتی هستند.  سیستم‌های پردازش تراکنش‌ها، سیستم‌های کسب و کار پایه هستند که در خدمت سطح عملیاتی سازمان می‌باشند. یک سیستم پردازش تراکنش، سیستمی رایانه‌ای شده است که تراکنش‌های عادی روزانه را که برای هدایت کسب و کار لازم است، اجرا و ثبت می‌کند (لاودن، ۷۴؛مارتین[۴]،۱۹۹۵). نمونه‌های آن عبارتند از: وارد کردن سفارش فروش، لیست حقوق، نگهداری سوابق کارکنان و حمل و نقل و رزرو بلیط و… .

۱٫۱٫۱٫۲                   سیستم‌های سطح دانشی

سیستم‌های سطح دانش، کارگران داده‌ای و دانشی سازمان را مورد حمایت قرار می دهند. هدف سیستم‌های سطح دانش، کمک به سازمانها در تلفیق دانش جدید در درون سازمان و فرایند‌های قدیمی و همچنین کنترل جریان کار‌های اداری و به اصطلاح کاغذ بازی‌های درون سازمان است. سیستم‌های گزارشگری از جمله سیستم هایی هستند که از فعالیت سیستم‌های سطح دانش حمایت می‌کنند. تولید گزارش‌ها از اساسی‌ترین کارکردهای بیشتر سیستم‌های اطلاعاتی است. به عنوان مثال، داده‌های جمعیت شناختی می‌تواند به منظور تکمیل فرم‌های دولتی مورد نیاز مورد استفاده قرار گیرد و همچنین، سیستم مراقبت و نگهداری می‌تواند به منظور تولید گزارش‌ها در مسیر شناسایی افرادی که غیبت از کار بالایی دارند، بکارگرفته شود(پاینس،۲۰۰۴). به عنوان مثال از سیستم‌های این سطح می‌توان سیستم‌های کاردانایی و اداری^[۵] را نامبرد. سیستم کاردانایی و سیستم‌های اداری نیازهای اطلاعاتی را در سطح دانایی سازمان تامین می‌کنند. سیستم‌های کاردانایی به کارکنان دانایی کمک می‌کند، در حالیکه سیستم‌های اداری در وهله نخست به کارکنان داده‌ای کمک می‌رسانند، اگرچه به طور گسترده‌ای مورد استفاده کارکنان دانایی هم قرار می‌گیرند(لادن و لادن، ۱۳۸۴).

۱٫۱٫۱٫۳                  سیستم‌های سطح مدیریت

سیستم‌های سطح مدیریت به منظور خدمت به نظارت، کنترل، تصمیم گیری و اداره فعالیت‌های مدیران میانی طراحی شده است. سیستم‌های حمایت از تصمیم گیری یکی از انواع سیستم‌های سطح مدیریتی است. این سیستم‌های بر اساس یکسری اطلاعات ساده و گزارشات ساده فعالیت می‌کنند؛ آنها نوعاً به گونه‌ای فعالیت می‌کنند تا بتوانند کاربران نهایی را در تصمیم گیری کمک کنند. برنامه‌ریزی کارهای اجرایی و استخدام از جمله حوزه هایی است که این گونه سیستم‌ها در حمایت از تصمیم گیری می‌توانند مفید باشند. در برنامه ریزی کارهای اجرایی یکی از سوال‌های معمولی که پرسیده می‌شود این است که چند نفر باید برای یک دوره زمانی معین یا یک رویداد خاص برنامه ریزی شده باشند. اگر تغییراتی در حجم کار یا متغیرهای فصلی به خاطر افزایش یا کاهش نیاز به خدکات یا کالا روی دهد، این سیستم ها می تواند الگویی برای میزان نیروی کار مورد نیاز برای هر دوره به ما بدهد. سوالات مشابهی در زمینه و در ارتباط با مباحثی از قبیل جذب و استخدام نیز می‌توان مطرح کرد. اگر انتظار می‌رود که بازنشستگی در سازمان افزایش یابد، چه تعداد از افراد را در سازمان نیاز داریم و چه تعداد را باید استخدام کنیم؟ دیگر موضوعات مدیریت منابع انسانی از قبیل برنامه ریزی و تجزیه و تحلیل مزایا موردهای خوبی هستند که چنین سیستم هایی می‌توانند آنها را یاری دهند(پاینس،۲۰۰۴).

به عنوان نمونه از سیستم‌های سطح مدیریتی می‌توان به سیستم‌های اطلاعات مدیریت^[۶] اشاره کرد. همانطور که می‌دانیم واژه سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت بخشی از سیستم‌های اطلاعاتی را مشخص می‌کند که در خدمت وظایف سطح مدیریتی هستند. سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت، گزارش‌های مدیریتی و دسترسی آنلاین به عملکرد جاری سازمان و سوابق تاریخی را فراهم می‌کند. جهت گیری سیستم‌های اطلاعات مدیریت، منحصرا به سوی رویدادهای درونی است، نه رویدادهای محیطی و بیرونی. سیستم‌های اطلاعات مدیریت در وهله نخست در خدمت وظایف برنامه ریزی، کنترل و تصمیم گیری در سطح مدیریتی است. به طور کلی آنها برای داده‌های خود به سیستم‌های پردازش تراکنش‌ها وابسته هستند. به طور خلاصه، سیستم‌های اطلاعات مدیریت عملیات‌های بنیادی شرکت را تلخیص و گزارش می‌کنند این سیستم‌ها از نظر مفهومی از برنامه‌های سیستم‌های پردازش تراکنش یک سطح بالاتر است و به عملیات روزمره مربوط نمی شود(لادن و لادن،۱۳۸۴).

[۱] Pynes

[۲] Workflow systems

[۳] TPS

[۴] Martin

[۵] Knowledge worker system (KWSs)

[۶] Management Information Systems (MISs)

۱٫۱٫۱      کاربردهای فناوری اطلاعات در سازمان

فناوری اطلاعات در سازمانها کاربردهای متنوعی دارد. امروزه بسیاری از فعالیت‌های سازمانی با بهره گرفتن از فناوری‌های اطلاعاتی صورت می‌گیرد. این امر موجب افزایش سرعت انجام فعالیت‌ها و بالا رفتن دقت و سطح اطمینان در آنهاست . گسترش بکارگیری فناوری اطلاعات در انجام امور به حدی است که در صورت عدم وجود فناوری‌های اطلاعاتی انجام بسیاری از آنها، اگر غیرممکن نباشد با دشواری روبرو بوده و سطح کارایی بطور بارزی کاهش می‌یابد. کاربردهای فناوری اطلاعات به نظر اکثر صاحبنظران به دو گونه عمده می‌باشد که عبارتند از:

• کاربردهای عملیاتی
• کاربردهای اطلاعاتی

هر سازمان با توجه به نوع فعالیت ترکیبی از این دو کار را دارد.

۱٫۱٫۱٫۱                    کاربردهای عملیاتی:

استفاده از فناوری اطلاعات در یک وظیفه تخصصی را کاربرد عملیاتی فناوری اطلاعات می‌نامند. تهیه لیست حقوق کارکنان، تهیه فاکتورهای فروشی، پیش بینی موجودی، برنامه ریزی تولید، توزیع و تخصص نیروی کار، هزینه یابی صنعتی، نگهداری و تعمیرات و سایر وظایف تخصصی از جمله زمینه‌های کاربرد عملیاتی فناوری اطلاعاتند.

در سطح کاربرد عملیاتی، فناوری اطلاعات و رایانه موجب گسترش اتوماسیون می‌گردد و در نتیجه این فناوری به انجام امور پیچیده به طرز سریع و اقتصادی کمک می‌کند. در عین حال، کاربرد عملیاتی به یافتن  راه های ساده سازی عملیات می‌ انجامد بطوریکه سیستم سازمان کاراتر می‌گردد و از منابع انسانی و ماشین استفاده کارایی به عمل می‌آید(بورلینگیم[۱]،۱۹۶۱).

به طورکلی کاربردهای عملیاتی رایانه چهار نتیجه را بدنبال دارند که عبارتند از:

• • افزایش بهره وری

• افزایش نسبت هزینه اثربخشی از طریق کاهش هزینه‌های عملیاتی
• ارائه روش های کنترل فعالیت‌های منابع انسانی
• افزایش قدرت رقابت در سازمان در اثر پیشرفت‌های حاصله در کنترل کیفی و نوآوری ها(زفانه[۲]، ۱۹۹۲).

۱٫۱٫۱٫۱                    فعالیتهای منابع انسانی

انجمن امریکایی مدیریت پرسنلی[۱]، متصدی پیشین مدیریت منابع انسانی استراتژیک، برای اولین بار در سال ۱۹۷۵ کارکردهای مدیریت منابع انسانی را به عنوان شایستگی هایی که در ادامه بیان می‌شود، تعریف کرد:

• برنامه ریزی استخدام، جایابی و پرسنلی
• آموزش و توسعه
• جبران خدمات
• سلامت، ایمنی کار و امنیت شغلی
• روابط کار
• تحقیقات پرسنلی

این مجموعه از کارکردهای تعریف شده از مدیریت منابع انسانی، به عنوان چهارچوب اساسی کارکردهای مدیریت منابع انسانی شناسایی شده است. در طول سالهای گذشته، این مجموعه توسعه یافته است. به عنوان مثال، اسمیت و مازین[۲](۲۰۰۴) گزارش دادند که هدف کارکردهای مدیریت منابع انسانی پوشش دادن حوزه‌های کارکردی زیر است:

• انتخاب کارکنان
• سیاست‌های منابع انسانی،‌مدیریت عملکرد
• آموزش و توسعه
• روابط کارکنان و حفظ و نگداری
• جبران خدمات
• مزایا
• موضوعات مربوط به نظم و انضباط
• خشونت در محیط کار و بررسی‌ها در این زمینه

سایر محققان نیز ابعاد دیگری را برای مدیریت منابع انسانی مشاهده کردند، برای مثال، هوسلید و همکاران[۳](۱۹۹۷) معتقدند که اثربخشی مدیریت منابع انسانی دو بعد اساسی دارد. اول، مدیریت منابع انسانی فنی، شامل انجام وظایف اصلی مدیریت منابع انسانی از قبیل جذب، انتخاب، جبران خدمات و غیره. دوم،‌ مدیریت منابع انسانی استراتژیک که شامل انجام ان وظایف به گونه‌ای است که به صورت مستقیم از اجرای استراتژی سازمان حمایت کند. امروزه مدیریت منابع انسانی تنها یکی از کارکردهای کسب و کار در سازمان نیست بلکه آن به صورت وسیعی به عنوان یک نیروی استراتژیک که فعالیت‌های کسب و کار را در سطح جهانی تحت تاثیر قرار می‌دهد، شناسایی شده است. نیوتن و لیار[۴](۲۰۰۶) مولفه‌های اساسی مدیریت منابع انسانی را به صورت زیر توصیف می‌کنند: توسعه تشکیلات منابع انسانی،‌ سیستم اطلاعاتی منابع انسانی، آموزش و توسعه، استخدام، روابط کارکنان و دیگر مسئولیت هایی که از طرف مدیر عامل تعیین شده است.

[۱] The American Society for Personnel Administration (ASPA)

[۲] Smith and Mazin

[۳] Huselid, Jackson and Schuler

[۴] Newton and Liar

۱٫۱٫۱٫۱                    ارزیابی عملکرد مدیریت منابع انسانی

فیتزنز[۱](۱۹۸۴،۱۹۹۵،۲۰۰۲) تاکید می‌کند که داده‌های کمی بخشی از عملیات روزانه سازمانهاست. بنابراین، ارزیابی در سیستم‌های کسب و کار ما نه تنها از طریق ارزیابی عملکرد، بلکه از طریق فراهم آوری ملاک و چارچوبی برای سنجش که به مدیریت در انجام مسئولیت هایش کمک می‌کند، نیز نقشی حیاتی بازی می‌کند. به طور کلی سه مرحله ارزیابی عملکرد مدیریت منابع انسانی وجود دارد:

• انجام ندادن هیچگونه ارزیابی
• ارزیابی عملکرد خدمات کارکردی مدیریت منابع انسانی تنها بر حسب مشخصات مالی و کمی
• ارزیابی عملکرد همه جانبه(به عنوان مثال عملکرد مدیریت منابع انسانی در کسب و رسیدن به وظایف کارکردی‌اش، و عملکرد مدیریت منابع انسانی در کمک به سازمان به منظور رسیدن به اهداف استراتژیک خود) که هم به صورت کمی است و هم به صورت کیفی.

در طول دهه‌ های گذشته ارزیابی عملکرد مدیریت منابع انسانی خیلی مورد توجه نبود. اما هرچه نقش این واحد و این بخش از سازمان بیشتر مورد توجه قرار گرفت و بیشتر به نقش حیاتی ان در رساندن سازمان به اهدافش پی بردند، به ارزیابی عمکلرد آن نیز توجه بیشتری جلب شد. فیتزنز(۲۰۰۲) متذکر شد که برای هر سیستم ارزیابی عملکرد خوب و قابل اعتماد، معیارهای اثربخش، پایگاه داده کافی، تعمق و ژرف اندیشی در درنظرگرفتن عوامل(مانند: مکان، سطح، نرخ رشد، اندازه سازمانی ، صنعت و غیره)، فرم‌ها و فرمول‌های هدفمند و گزارش ارزیابی‌ها به گونه‌ای که قانع کننده باشد لازم است.

گوبمن[۲](۱۹۹۸) معیارهای زیر را به عنوان معیارهایی برای ارزیابی خوب شناسایی و معرفی کرده است:

• متمرکز : بنابراین، این ارزیابی چیزی را ارزیابی می‌کند که مهم است؛
• متوازن : بنابراین باید دیدگاه های مختلفی را در خود داشته باشد؛
• استراتژیک: بنابراین متمرکز بر دستیابی به هدف در برابر مقابل حفظ کنترل است؛
• ساده: بنابراین همه افراد می‌توانند آنرا درک کنند؛

۱٫۱٫۱      منابع انسانی الکترونیکی

برخلاف تغییر نقش‌ها و کارکردهای مدیریت منابع انسانی، موضوعات مرتبط با فناوری‌های تسهیل مدیریت منابع انسانی از طرف انجمن‌های دانشگاهی توجه کمی‌را در سال‌های اخیر به خود جلب کرده است، اما با این همه، پژوهش‌های قابل تقدیری در زمینه نقشی که فناوری اطلاعات در عرصه مدیریت منابع انسانی بازی می‌کند و این که در حال تاثیر گذاری بر عملکرد مدیریت منابع انسانی، هم به صورت مثبت و هم به صورت منفی است، صورت گرفته است. کاربرد جاری واژه مدیریت منابع انسانی الکترونیک، در برگیرنده حوزه‌های عمده مسئولیت مدیریت منابع انسانی از قبیل: جذب الکترونیک، انتخاب الکترونیک، آموزش از راه دور، مدیریت عملکرد الکترونیک، و جبران خدمات الکترونیک می‌باشد. در ادامه، ابتدا مقدمه‌ای از اجرای مدیریت منابع انسانی الکترونیک ارائه می‌شود و در ادامه کارکردهای منابع انسانی الکترونیک شرح داده می‌شود.

۱٫۱٫۱٫۱                    فناوری اطلاعات بکارگرفته شده بوسیله مدیریت منابع انسانی

نوع فناوری اطلاعات پذیرفته شده بوسیله مدیریت منابع انسانی در طول زمان که توسعه یافته، با عبارت‌های مختلفی بیان شده است، عبارت هایی از قبیل: سیستم اطلاعاتی منابع انسانی،  سیستم مدیریت منابع انسانی، فناوری اطلاعات و توسعه منابع انسانی و نهایتاً مشهور ترین واژه عصر حاضر، منابع انسانی الکترونیک. بکارگیری فناوری اطلاعات بوسیله مدیریت منابع انسانی و خصوصا در کسب و کار امروز سازمان ها، رشد زیادی داشته است. مجریان منابع انسانی به عنوان عاملان اصلی در سازمان در بحث منابع انسانی، باید اطلاعات به موقع و دقیقی برای ارزیابی، مدیریت و پیش بینی رخداد‌های داخل سازمان داشته باشند.

۱٫۱٫۱٫۲                   همسویی سیر تکامل فناوری اطلاعات و توسعه منابع انسانی

در مورد رابطه فناوری اطلاعات و مدیریت منابع انسانی محققان بسیاری صحبت کرده اند. اسلیز و همکاران(۲۰۰۲)، معتقدند که یک همسویی بین توسعه مدیریت منابع انسانی و فناوری اطلاعات وجود دارد. آنها مخصوصا تاکید زیادی رو مطالعه تاریخچه فناوری اطلاعات  و توسعه منابع انسانی دارند، چراکه این بررسی، اشکار کننده وجود یک همسویی در توسعه این دو موضوع است. فناوری اطلاعاتی که بعداً بوسیله مدیریت منابع انسانی بکار گرفته شد تا اواخر دهه ۴۰ میلادی طراحی نشده بود(بونه،۱۹۹۱)، البته لازم به ذکر است که در این دوره  هنوز واژه منابع انسانی اختراع نشده بود(فلتچر،۲۰۰۵).

۱٫۱٫۲     از سیستم‌های اطلاعاتی منابع انسانی تا منابع انسانی الکترونیکی

دولبون و مارلر(۲۰۰۵) گزارش می‌دهند که کارکرد بیشتر سیستم‌های اطلاعاتی منابع انسانی فراهم‌آوری داده‌ها، ذخیره‌سازی آنها، ماشینی کردن اداره داده‌ها برای فعالیت‌های منابع انسانی و تبدیل داده‌های خام بدون معنی که از سیستم‌های پردازش حاصل شده به اطلاعات معنی دار برای مدیران و افرادی که به آن نیاز دارند. ویژگی منحصر به فردی که این سیستم‌ها دارند این است که مبتنی بر وب هستند و همین امر باعث می‌شود تا افرادی که به این سیستم‌ها کار می‌کنند بتوانند از هرکجا در هر زمان به اطلاعات مورد نیاز خود دست پیدا کنند. اگرچه، تفاوت اصلی این سیستم‌های اطلاعاتی منابع انسانی با منابع انسانی الکترونیکی در این مطلب است که این سیستم‌ها نمی توانند داده‌ها و اطلاعات تحلیلی تلفیقی که برای برنامه ریزی‌های پیچیده مانند کارکردهای مدیریت منابع انسانی خاص(مانند جبران خدمات و آموزش از راه دور) و حمایت از تصمیم گیری مورد نیاز است را فراهم آورند. در عوض، کارکرد فراهم آورده شده توسط چنین سیستم هایی بر اداره پایگاه‌های داده و حفظ سوابق و پیشینه متمرکز است.

محققان و پژوهشگران زیادی از جمله فلتچر(۲۰۰۵) دیدخوشبینانه‌ای به آینده فناوری اطلاعات منابع انسانی الکترونیک دارند، چراکه همان گونه که نقش منابع انسانی در سازمان در حال تغییر است، فناوری اطلاعات نیز در حال تکامل است. وی مشاهده کرد بواسطه کمک فناوری اطلاعات، کارگزاران منابع مدیریت منابع انسانی از کارهای روزمره و فعالیت‌های روزمره رهایی یافته‌اند و بنابراین بیشتر از قبل می‌توانند زمان و انرژی خود را برکارهای استراتژیک متمرکز کنند. به عبارت بهتر، فناوری اطلاعات مدیریت منابع انسانی را قادر ساخته تا از نقش اداری به مرحله سیاست گذاری در سازمان برسند و به عنوان شریک استراتژیک مدیریت سازمان به مدیریت ارشد در سیاست گذاری کمک کنند و به عنوان یک بازیگر استراتژیک در سازمان شناسایی شوند(فلتچر، ۲۰۰۵). این‌ها همه نتایج کوتاه مدت بکارگیری فناوری اطلاعات در سازمان است و در بلندمدت باید ذکر کرد این فناوری می‌تواند کمک فراوانی به رشد سرمایه اجتماعی در سازمان داشته باشد که در برهه‌ای از زمان تاکید فراوانی بر این مسئله می‌شود، این مسئولیت، یعنی مسئولیت کارکنان منابع انسانی به کلیه مدیران، مجریان و کارکنان سازمان منتقل می‌شود و اکثریت ارزش سازمانی از دارایی‌های نامشهود مانند دانش ناشی خواهد شد. این تغییر جهت و این انتقال، نهایتاً منجر  به افزایش ارزش زیادی به ارزش افزوده سازمان از طریق داشتن متخصصان مدیریت منابع انسانی که کارایی آنها افزایش یافته و ارزش استراتژی برای سازمان خلق می‌کنند، می‌شود.