تضمین حقوق اشخاص وعدم تعرض به مالکیت آنهاهدف مهمی است که در تمام نظام های حقوقی دنبال می شود. رسیدن به این مطلوب جز در سایه اعتماد و گسترش دامنه حمایت حقوق ثبت ممکن نیست. حقوق ثبت با ضمانت اجراهای منحصر به فرد خود جایگاه خاصی در میان قوانین و قواعد حقوقی دارد. این موضوع باعث شده تقریبا در تمام نظام های حقوقی جهت اجرا و نظارت برقوانین و مقررات ثبتی ارگان­ها، سازمان ها و نهادهای خاص و مجزایی تعریف شوند.

حقوق ایران نیز از همان بدو شکل گیری نظام مدون حقوقی، به این امر توجه داشته و همواره شاهد بوده ایم که در کنار سایر قوانین، مقررات ثبتی اهمیت و جلوه ای خاص داشته است. به واقع تضمین اجرای اسناد که خصیصه بارز اسناد رسمی از سایر اسناد است، موجب این اهمیت شده است. در حقوق کشورمان با تصویب قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۱۶، مواد ۵۸ الی ۶۴ قانون مذکور به اجرای مفاد اسناد رسمی اختصاص یافت. متعاقباً قانون اصلاح موادی از قانون ثبت و قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب سال ۱۳۲۲ به تصویب رسید که به موجب ماده ۸ قانون یاد‌شده مقرر شد:

«ترتیب اجرای مفاد اسناد رسمی و عملیاتی که اجرا متوقف بر آن است از ابلاغ و توقیف اموال و اشخاص و هزینه‌های اجرایی و مصارف آن و تعیین حق‌الاجرا در مواردی که در قانون معین نشده و مقتضی باشد و وصول حق‌الاجرا و نیز ترتیب شکایت از طرز عمل و اقدامات اجرایی و مرجع رسیدگی به آن و به‌طور کلی آنچه برای اجرای اسناد رسمی لازم است طبق آیین‌نامه وزارت دادگستری خواهد بود».

در اجرای ماده مذکور اولین آیین‌نامه اجرای مفاد اسناد رسمی لازم‌الاجرا در سال ۱۳۲۲ به تصویب وزیر دادگستری رسید.

در سال ۱۳۵۱ مواد ۳۴ و ۳۴ مکرر ق.ث. اصلاح گردید و در اجرای ماده ۱۵۷ اصلاحی ق.ث. «آ.ا.م.ا.ر اجرایی مواد ۳۴ و ۳۴ مکرر اصلاحی ق.ث.» و «آیین‌‌نامه مرکز حراج و نحوه اجرای حراج و نوبت آن و نحوه توقیف حق بدهکار نسبت به مازاد مورد وثیقه و طرز استیفای حقوق توقیف‌کننده» به ترتیب در اردیبهشت و آبان‌ماه ۱۳۵۲ به تصویب وزیر دادگستری رسید.

متعاقباً و جهت جلوگیری از تشتت و پراکندگی مقررات مربوط به اجرای اسناد رسمی «آیین‌نامه اجرای اسناد رسمی لازم‌الاجرا و طرز رسیدگی به شکایت از عملیات اجرایی» در سال ۱۳۵۵ در خصوص نحوه اجرای اسناد وثیقه و ذمه به تصویب رسید که تا مهرماه سال ۱۳۸۷ مجری بود.

اخیراً با تصویب قانون اصلاح ماده ۳۴ اصلاحی ق.ث. مصوب ۱۳۵۱ و حذف ماده ۳۴ مکرر آن در بهمن ماه ۱۳۸۶ و آیین‌نامه مصوب ۱۳۵۵ در اجرای تبصره ۲ قانون مزبور و نیز لزوم بازنگری در برخی از مقررات مربوط به اجرای اسناد ذمه، می توان گفت مقررات ثبتی به‌طور کامل مورد بازنگری قرار گرفته و ماحصل آن «آیین‌نامه اجرای مفاد اسناد رسمی لازم‌الاجرا و طرز رسیدگی به شکایت از عملیات اجرایی مصوب ۱۱/۶/۱۳۸۷ در ۲۰۳ ماده و ۴۳ تبصره »[۱] می‌باشد که یکی از ویژگی‌های آن اجرای  اسناد رسمی است،که اجرای مفاد و مدلول آنها بدون مراجعه به محاکم قضایی انجام می شود  که این موضوع به‌وضوح در مواد ۹۲ و ۹۳ ق.ث. مورد تأکید قانون‌گذار قرار گرفته است.

با توجه به تعریف ماده ۱۲۸۷ ق.م. از سند رسمی که بر‌اساس آن دفاتر اسناد رسمی وازدواج وطلاق نیز یکی از مهمترین مراجعی هستند که وظیفه مهم تنظیم سند رسمی در رابطه با مالکیت اموال و سایر حقوق و تعهدات و قراردادهای اشخاص وثبت ازدواج وطلاق را به‌عهده دارند. لذا دفاتر اسناد رسمی نقش به‌سزایی در اجرای اسناد تعهدآور و لازم‌الاجرا دارند. جز اسنادی که مقررات خاصی برای اجرای آنها وضع گردیده و صدور اجرائیه نسبت به آنها در مراجع مربوطه یا ادارات ثبت اسناد و املاک صورت می‌گیرد، بقیه اسناد لازم‌الاجرا عموماً به دلیل تنظیم آنها در دفاتر اسناد رسمی وازدواج وطلاق از طریق همان دفاتر قابلیت صدور اجرائیه دارند.

معنا ومفهوم­سند و ارکان و اقسام آن

سند، هنوز هم مهم‌ترین و رایج‌ترین دلیل ادعاهای اصحاب دعوا در دعاوی و امور غیر کیفری است. در حقیقت، در عقود و قراردادها که مبنای بیشتر روابط حقوقی را تشکیل می‌دهد، طرفین معمولاً دلیل وجود چنین رابطه‌ی حقوقی را به قوت حافظه‌ی یک یا چند گواه و عمر دراز و صداقت آنها واگذار نمی‌نمایند بلکه با تنظیم سند، دلیل وقوع عقد و قراردادی را که منعقد می‌کنند تدارک می‌نمایند.[۱] تعریف سند، ارکان، انواع، شرایط و توان اثباتی و اجرایی اسناد در این فصل بررسی می شود.

مبحث نخست: تعریف سند

در تعریف سند ابتدا بایستی بین مفهوم لغوی و اصطلاحی آن تفاوت قایل شد لذا در ادامه ابتدا مفهوم لغوی و اصلاحی این مفهوم پرکاربرد را مطرح وسپس ارکان تشکیل دهنده سند را بررسی می نماییم

گفتار اول: مفهوم لغوی و اصطلاحی

مستنداً به ماده۱۲۸۴ ق.م: «سند عبارت است از هرنوشته که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد».

به دیگر سخن «سند» از جمله دلائل اثبات دعوی و در زمره آن دسته از دلائلی است که غالباً پیش از وقوع اختلاف و تنازع تهیه و تنظیم شده و خود دو گونه است. سند عادی و رسمی. واژه «سند» در معنی لغوی خود نیز از معنی اصطلاحی فوق دور نیست، چه در زبان عربی بر وزن فَعَل صفت مشبه است به معنی چیزی که بدان استناد می کنند و در زبان فارسی نیز به معنی «تکیه گاه، آنچه پشت برروی گذارند و آنچه به وی اعتماد کنند…» آمده است.[۲] و به استناد ماده ۱۲۵۸ ق.م  و مواد ۲۰۶ تا ۲۲۹ ق.آ.د.م سند جزء ادله
اثبات دعوی محسوب است.درقانون تعریفی ازدعوی دیده نمی شود وهمین امر باعث طرح تعاریف متعددی از دعوی شده است دکتر جعفری لنگرودی بیان نموده مقصود از دعوی،عبات است ازخواستن چیزی به زیان دیگری به رسم منازعه[۳] وهمچنین دعوی عبارت از اخبار به حقی به نفع خود و به ضرر غیر است[۴]، سند جایگاه ویژه‌ای درنظام ادله اثبات دعوی به خود اختصاص داده است. روشن بودن شیوه رسیدگی به سندوتهیه آن قبل ازدادرسی که امکان­گمراه ساختن دادرسی درآن کاهش می‌یابدموجب تسهیل و تسریع درجریان دادرسی شده واستنادبه اسناد را توسط اصحاب دعوی در سال‌های اخیر افزایش داده است.

گفتار دوم: ارکان سند

به‌موجب ماده ۱۲۸۴ ق.م.: سند عبارت است از هر نوشته که در مقام اثبات دعوا یا دفاع قابل استناد باشد. با استنباط از تعریف مذکور می‌توان سه شرط برای سند قائل شد:

۱)کتبی بودن؛ پس مدارک غیر‌مکتوب سند تلقی نمی‌شود و ماده ۱۲۵۸ ق.م. نیز در تأیید این معنا فقط اسناد کتبی را در شمار دلایل اثبات دعوی بر‌شمرده است.

۲) حاوی دلیل بودن؛ یعنی نوشته‌ای سند محسوب می‌گردد که یک دلیل را در خود جا داده باشد. مثلاً در یک سند معامله در واقع با امضای طرفین اقرار آنان به وقوع معامله در آن ثبت شده است یا یک نقشه هوایی که حاوی معاینه محل است و یا نظریه کارشناس که حاوی کارشناسی است.

۳) قابلیت استناد؛ نوشته‌ای با شرایط فوق در صورتی سند محسوب است که قابلیت استناد در دعوی یا دفاع را داشته باشد. برای نمونه، قولنامه عادی اگرچه یک نوشته حاوی دلیل است اما در دعوی مطالبه اجرت‌المثل در دادگاه قابلیت استناد ندارد. چون طبق ماده ۲۲ ق.ث. قولنامه عادی برای اثبات مالکیت عین و منافع ملک مورد تعهد قابل استناد نیست اما همین قولنامه عادی در دعوی التزام مالک به بیع قابلیت استناد در دادگاه را دارد.

بنابراین، آنچه یک نوشته را متصف به سند می کند، قابلیت استناد در مقام دعوی یا دفاع است. در نتیجه اگر نوشته فاقد این وصف باشد، سند محسوب نمی شود. نوشته قابل استناد در دادگاه غالباً از طرف اصحاب دعوی و یا یکی از ایشان صادر و تنظیم شده است، مگر در محدوده مواد ۱۲۹۰ و ۱۳۰۵ ق.م، لذا شهادت نامه که مبین اطلاع شخص ثالث درخصوص موضوع است و به استناد ماده ۱۲۸۵ ق.م سند محسوب نمی شود و فقط اعتبار شهادت را خواهد داشت، یعنی اخبار از حقی به نفع یکی از اصحاب دعوی و به ضرر طرف دیگر.[۵]

۱ - شمس، دکتر عبداله ، ادله ی اثبات دعوا ، انتشارات دراک، چاپ دوم ، ۱۳۸۷، ص ۷۹٫

۲- دهخدا، علی اکبر، لغت نامه، دانشگاه تهران ۱۳۷۳، ج ۸، ص ۱۲۱۱۵٫

۳- جعفری لنگرودی، محمد جعفر، دانش نامه ی حقوقی، جلد سوم، انتشارات امیر کبیر، چاپ پنجم، ۱۳۷۶، ص ۴۹۶٫

اقسام سند

بموجب مواد۱۲۸۷و۱۲۸۹ق.م اسناد به دو دسته کلی قابل تقسیم هستند که در ذیل این اقسام را با جزییات بیشتری بحث و بررسی می نماییم.

گفتار اول: سند عادی       

یکی از متداول ترین اسناد و شاید پرکاربردترین نوع سند در میان تمام اقشار و سطوح جامعه سند عادی است که امید است این تحقیق بتواند با بیان مزایای سند رسمی مشوق اشخاص در تنظیم اسناد رسمی و بهره مندی از آثار آن باشد.

بند اول: مفهوم سند عادی

سند عادی نوشته‌ای است که «به وسیله افراد تنظیم شده بدون آن‌که مأمور رسمی طبق مقررات قانونی در تنظیم آن مداخله داشته باشد»[۱] به‌عبارت‌دیگر، سندی که فاقد شرایط مندرج در ماده ۱۲۸۷ ق.م. باشد سند عادی است. ماده ۱۲۸۹ ق.م. در این مورد مقرر می‌دارد، «غیر از اسناد مذکوره در ماده ۱۲۸۷ سایر اسناد عادی است».

ماده ۱۲۸۹ ق.م  می­گوید: غیر از اسناد مذکوره در ماده ۱۲۸۷ سایر اسناد عادی است و ماده ۱۲۹۳ تصریح می­ کند به اینکه «هرگاه سند به وسیله یکی از مأمورین رسمی تنظیم اسناد تهیه شد، لیکن مأمور صلاحیت تنظیم آن را نداشته و یا رعایت ترتیبات مقرره قانونی را در تنظیم سند نکرده باشد، سند مزبور در صورتی که دارای امضاء یا مهر طرف باشد عادی است» مفهوم این ماده دلالت دارد بر اینکه اگر آن سند دارای مهر یا امضاء طرف نباشد سندیت ندارد[۲].

بند دوم: اقسام سند عادی

سند عادی به نوبه خود دارای اقسامی است که در ذیل به آن می پردازیم:

الف: سندعادی تجاری

سندعادی­تجاری خود به دو­دسته تقسیم می­ شود:­سند­تجاری به­معنای عام وسند­تجاری به­معنای خاص.

سند تجاری به معنای عام شامل هر سندی می­ شود که در روابط تجاری بین تجار رد و بدل و مورد استفاده واقع می شود. مانند:

۱-اسناد اعتباری

اعتبار نامه در اصطلاح بانکی نوشته ای است که بانک به یکی از مشتریان می دهد تا اعتبار او را در نزد یکی از کارگزاران یا نمایندگان خویش معین کند در معنای دیگر اعتبار نامه نوشته ای است که از طرف بانکی به شخصی داده می شود و اعتار آن شخص را معین می کند و اوبه هر بانکی که طرف حساب بانک اول­است­می ­تواند­مراجعه­کرده و­برابر آن مبلغ دریافت دارد و­مبلغ دریافت شده­در ظهرآن ورقه نوشته می شود.

۲-بارنامه

بارنامه سندی است که توسط حمل کننده یا نماینده او امضاء می شود وبیانگر این است که کالاهایی که نوع کمیت وشرایط آن ذکر شده است برای حمل دریافت شده ­اند و یا بر روی کشتی که عازم مقصد مشخصی است بارگیری شده ­اند. بارنامه در واقع رسید کالا می باشد و بیانگر شرایط و مفادی است که تحت آن کالا حمل می­شوند.

۳-قبض انبار

قبض انبار سندی است مشابه سفته که با امضای آن بازرگان تعهد می کندمبلغی را در سررسید معین به دارنده بپردازد.تفاوت این سند با سفته در این است که با امضای آن متعهد به دارنده حق می دهد در صورت عدم پرداخت به موقع مبلغ مندرج در ان کالاههای موضوع سند را که در انبار عمومی یا نزد خود تاجر هستند از طریق ثبت محل به نفع خود بفروشد و از حاصل ان طلب خود را دریافت کند. در واقع قبض انبار وسیله ایجاد وثیقه به نفع دارنده سند است و برای اخذ وام توسط صاحب کالا به کار می رود.

۴-اوراق بورس: بورس محلی است که در ان اوراق بهادار به ویژه سهام شرکت های سهامی عام در ان دادوستد می شود وکارگزاران بورس واسطه معاملات سهام در بورس هستند.

۵-اوراق مشارکت

اوراق مشارکت سندی است که گویای مالکیت دارنده آن، نسبت به بخشی از یک دارایی حقیقی که متعلق به دولت، شرکت های تعاونی یا حقوقی است و تا سر رسید اوراق ، هر نوع تغییر قیمت دارایی متوجه صاحب اوراق مشارکت است. طبق تعریف قانون انتشار اوراق مشارکت، در ایران اوراق مشارکت، اوراق بهادار با نام یا بی نامی است که به قیمت اسمی مشخص برای مدت معین منتشر می شوند و به سرمایه گذرانی که قصد مشارکت در اجرای طرح های موضوع انتشار اوراق را دارندواگذار می گردد.

سندعادی غیر تجاری

منظور از سند عادی غیر تجاری اسنادی است که در یکی از موارد ذیل مورد استفاده قرار می گیرند:

۱- سند عادی مورد استفاده در روابط حقوقی مانند اجاره نامه عادی، بیع نامه عادی و…

۲- نامه های خصوصی

۳- اسناد تنظیمی در کشورهای خارجه

- البته به شرطی که این اسناد توسط غیر مأمورین رسمی ایران یا خارج از حدود صلاحیت آنها تنظیم شود.

- همچنین قابل ذکر است اسناد تنظیمی در کشورهای خارجی در صورتی در ایران معتبر است که برطبق عمل متقابل بین دوکشور و در حدود مقررات کشور محل تنظیم سند و با رعایت مفاد ماده ۱۲۹۵ ق.م. باشد(به عبارت دیگر شرایط معتبر بودن این اسناد عبارت است از عمل متقابل+ تنظیم مطابق مقررات + معتبر بودن+ برخلاف اخلاق حسنه و نظم عمومی نباشد و به تصدیق نماینده کنسولی رسیده باشد).

۴-اگر رعایت ترتیبات مقرر در ماده ۱۲۹۳ ق.م. نشده باشد، سند عادی است.

۵- مراسلات پستی، تلگرام، فاکس[۱].

گفتار دوم: سند رسمی

در این گفتار ضمن بیان مفهوم سند از جهات مختلف راجع به شرایط تنظیم سند رسمی و اقسام سند رسمی و آثار و مزایای این اسناد بحث شده است.

بند اول: مفهوم سند رسمی

سند رسمی مفهومی است که در این پژوهش از اهمیتی اساسی برخوردار است و زیربنای اصلی تمام مباحث بعدی را تشکیل می دهد لذا سعی شده است این مفهوم به تفصیل و از جهات مختلف مورد بحث قرارگیرد.

الف : تعریف سند رسمی از نظر قانون مدنی:

طبق ماده ۱۲۸۷ ق.م.: «اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مأمورین رسمی در حدود صلاحیت آنها و بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند رسمی است». بر این‌اساس، سندی رسمی است که علاوه بر شرایط فوق که برای سند ذکر شده حاوی سه شرط مندرج در ماده ۱۲۸۷ یعنی تنظیم نزد مأمورین رسمی‌، در حدود صلاحیت آنها و با رعایت مقررات قانونی نیز باشد. این سه شرط سبب استحکام بیشتر اسناد رسمی در مقابل سند عادی می‌گردد.

با توجه به تعریف سند رسمی معلوم می گردد که اسناد رسمی از جانب سه دسته اداره ثبت، دفاتر اسناد رسمی وسایرمأمورین رسمی تنظیم می گردد و هر کدام این سه دسته باید در حدود صلاحیت خود و برطبق مقررات قانونی اقدام نمایند والا معتبرنخواهد بود وهمچنین غیرازاسناد مذکورسایر اسناد عادی است.

البته در برخی موارد، اسناد عادی دارای اعتبار سند رسمی می‌گردند. در این خصوص ماده ۱۲۹۱ ق.م. مقرر داشته: «اسناد عادی در دو مورد اعتبار اسناد رسمی را داشته درباره طرفین و وراث و قائم‌مقام آنان معتبر است:

۱ـ اگر طرفی که سند (بر) علیه او اقامه شده است صدور آن را از منتسب‌الیه تصدیق نماید.

۲ـ هرگاه در محکمه ثابت شود که سند مزبور را طرفی که آن را تکذیب یا تردید کرده فی‌الواقع امضا یا مهر کرده است[۲].

ارکان و شرایط تنظیم سند رسمی

با توجه به روشن شدن مفهوم سند رسمی از جهات مختلف، ذیلاً به تشریح عناصر تشکیل‌دهنده سند رسمی مندرج در ماده ۱۲۸۷ ق.م. می‌پردازیم.

الف: تنظیم سند به وسیله مامور رسمی

طبق ماده ۱۲۸۷ ق.م یکی از شرایط رسمیت سند، تنظیم آن در اداره ثبت اسناد و املاک، دفاتر اسناد رسمی یا نزد سایر مأمورین رسمی می‌باشد. ملاحظه می‌شود در قانون به اداره ثبت و دفاتر اسناد رسمی صریحاً اشاره شده است اما منظور از مأمور رسمی «کسی است که از طرف مقامات صلاحیت‌دار کشور برای تنظیم سند رسمی معین شده باشد خواه مستخدم دولت باشد یا غیر‌مستخدم مانند سران دفاتر اسناد رسمی»[۱]. بنابراین سند تنظیمی نزد کسی که از طرف مقام صلاحیت‌دار تعیین نشده و یا مدت مأموریت او خاتمه یافته است فاقد وصف رسمی است اگرچه دیگران از مأمور رسمی نبودن وی آگاه نباشند.

ب: تنظیم سند در حدود صلاحیت مأمورین رسمی:

در صورتی اسناد تنظیم‌شده در ادارات ثبت اسناد و املاک و دفاتر اسناد رسمی و نزد سایر مأمورین صلاحیت‌دار، رسمی است که در حدود صلاحیت قانونی آنها تنظیم شده باشد. این صلاحیت به صلاحیت ذاتی و صلاحیت نسبی تقسیم می‌گردد:

الف- صلاحیت ذاتی: عبارت است از اختیار قانونی مأمور رسمی در تنظیم سند مانند وظیفه سران دفاتر اسناد رسمی در تنظیم و ثبت اسناد و تصدیق صحت امضای مراجعین طبق ماده ۴۹ ق.ث. یا وظیفه کارکنان ادارات ثبت احوال در صدور شناسنامه پس از طی مراحل قانونی.

ب-صلاحیت نسبی: عبارت است از محدوده اختیار قانونی مأمور رسمی از حیث زمان و مکان در تنظیم سند. در این زمینه ماده ۲ ق.ث. مقرر داشته است: «مدیران و نمایندگان ثبت و مسؤولین دفاتر و صاحبان دفاتر اسناد رسمی جز در محل مأموریت خود نمی‌توانند انجام وظیفه نمایند اقدامات آنها در خارج از محل اثر قانونی ندارد». این ماده در واقع صلاحیت محلی مأمورین رسمی ثبت را تعیین می کند[۲].

همچنین مأمورین رسمی و سران دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق حق تنظیم سند در ایام مرخصی و انفصال و تعلیق را ندارد و اقدامات آنها در این ایام فاقد اثر قانونی خواهد بود که این نیز بیانگر صلاحیت زمانی آنها است.

ج : رعایت مقررات قانونی در تنظیم سند:

اسناد تنظیمی نزد مأمورین رسمی صلاحیت‌دار در صورتی رسمی است که بر طبق مقررات قانونی تنظیم و ثبت شده باشد. با توجه به مقررات جاری تشریفات قانونی تنظیم و ثبت سند دو دسته‌اند:

۱- تشریفات و مقرراتی که عدم رعایت آنها در تنظیم سند‌، سند را از رسمیت خارج می‌کند. بر این‌اساس، عدم رعایت مقررات مربوط به تنظیم سند رسمی موضوع ماده ۱۲۸۷ ق.م. سند را از رسمیت خارج می‌کند همچنان‌که ماده ۱۲۸۹ ق.م. مقرر داشته «غیر از اسناد مذکوره در ماده ۱۲۸۷ ق.م سایر اسناد عادی است» و ماده ۱۲۹۳ ق.م. که در تأیید مراتب فوق مقرر نموده: «هرگاه سند به وسیله یکی از مأمورین رسمی تنظیم اسناد تهیه شده لیکن مأمور صلاحیت تنظیم آن سند را نداشته و یا رعایت ترتیبات مقرره قانونی را در تنظیم سند نکرده باشد، سند مزبور در صورتی که دارای امضا یا مهر طرف باشد عادی است».

۲-  تشریفات قانونی که رعایت آنها سند را از رسمیت خارج نمی‌کند. مانند عدم رعایت مقررات راجعه به تمبر موضوع ماده ۱۲۹۴ ق.م. که مقرر داشته: ‌«عدم رعایت مقررات راجعه به حق تمبر که به اسناد تعلق می‌گیرد، سند را از رسمیت خارج نمی‌کند». بنابراین سندی که در ظاهر دارای شرایط قانونی مقرر در ماده ۱۲۸۷ ق.م. است، رسمی فرض می‌شود مگر این‌که ثابت شود فاقد یکی از شرایط اساسی است

بنابراین اگر سند نزد سردفتری که منفصل شده است یا مأموری که صلاحیت آنرا نداشته است تنظیم گردد آن سند رسمیت نداشته و در بعضی موارد اعتبار هم ندارد.

همچنین اگر سندی نزد مأمورین ذیصلاح تنظیم ولی مقررات قانونی در تنظیم آن رعایت نشده باشد آن سند رسمیت نخواهد داشت.

نتیجه می گیریم که تشریفات قانونی ثبت اسناد بر دو قسم است:

-:تشریفاتی که عدم رعایت آنها سند را از رسمیت خارج می کند مانند عدم امضاء سردفتر

-: تشریفاتی که عدم رعایت آنها سند را از رسمیت خارج نمی کند، مانند عدم رعایت مقررات راجع به تمبر[۳] (ماده ۱۲۹۴ ق.م )

۲ -امامی، سیدحسن، حقوق مدنی،انتشارات اسلامیه، ج۶، چاپ دوازدهم،۱۳۷۲، ص۶۸٫